Qu'est-ce qu'un « Work Breakdown Structure » - découpage de projet ?
Le work breakdown structure est le point clé du projet pour diviser le travail de l'équipe dans des groupes de tâches qui sont « gérables ». Le PMI (Project Management Institute) définit le WBS comme « un déliverable dont la hiérarchie décompose le travail qui doit être exécuté par l'équipe ».
Le WBS divise visuellement l'ensemble du projet en plusieurs sous-ensembles qui sont compréhensibles et appréhendables par l'équipe assignée au projet. Chaque niveau du projet propose plusieurs sous-niveaux, jusqu'à arriver au niveau final : les tâches concrètes à réaliser. La figure suivante représente un projet simple à 3 niveaux :
Schéma 1. WBS d'un projet sur le lancement d'un produit (logiciel : MindView de la sté MatchWare)
Une façon simple de définir un WBS est de se représenter l'architecture principale du projet. Un découpage de projet ou WBS commence toujours avec un sujet principal qui se décompose ensuite en plusieurs sujets secondaires qui se diviseront eux-mêmes à leur tour (cf. schéma 2).
Schéma 2: hiérarchie WBS (avec le logiciel MindView de la sté MatchWare)
Le chef de projet crée le découpage de projet (WBS) en identifiant les grands ensembles du projet et en les divisant en sous-ensembles jusqu'à arriver aux tâches concrètes du projet assignées à une personne en particulier. A ce niveau, les groupes de tâches doivent être identifiés et regroupés en un sous-ensemble. Le groupe représente la liste de tâches à réaliser («to do list» - en anglais) pour produire une unité de travail spécifique. Si vous avez déjà vu un projet planifié dans le détail, vous reconnaitrez facilement cet ensemble de tâches…Il s'agit en fait des tâches que les personnes assignées au projet doivent compléter dans un temps donné et avec un niveau d'implication donné.
Au niveau des coûts, ces ensembles de tâches sont généralement regroupés et assignés à un centre de coût en particulier pour ce qui concerne la réalisation. Ces centres de coût sont organisés en structure d'organigramme et se voient allouer un budget en fonction des tâches à réaliser.
En mettant en parallèle ces centres de coût et le découpage du projet (WBS), l'entreprise peut avoir un contrôle financier du projet en plus d'avoir une vision sur sa performance et sa progression globale.
Pourquoi les équipes d'un projet ont besoin d'un WBS (découpage de projet) ?
En plus d'organiser visuellement le projet, le WBS (découpage de projet) a de nombreux avantages. Un budget du projet peut être divisé au niveau des branches du haut et les centres de coûts peuvent donc être calculés rapidement.
En allouant des estimations de temps et de coût aux sections spécifiques du WBS, un planning et un budget peuvent être dégagés très rapidement. Pendant l'exécution du projet, on va pouvoir plus rapidement repérer les sources de coûts ou de problèmes éventuels dans l'organisation du projet.
Le découpage d'un projet (WBS) peut également être utilisé pour définir les risques d'un projet. En effet, si un WBS a une branche qui n'est pas définie correctement alors elle représente un risque dans la structure du projet. Ces risques devront alors être listés et redéfinis. En mettant en parallèle le WBS et l'organisation de l'entreprise, le chef de projet pourra également identifier rapidement les points de communication importants du projet et définir un plan de communication du projet pertinent.
Quand un projet prend du retard, on peut facilement se reporter au WBS pour identifier la source du retard et l'impact que cela aura forcément sur les tâches du même sous-ensemble. On peut également établir un code couleur sur le WBS pour définir le statut des tâches. Par ex., rouge pour « retard », jaune pour « risque de retard », vert pour « dans les temps » et bleu pour tâche accomplie à 100%. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble sur l'état d'un projet très rapidement et notamment d'attirer l'œil sur les zones du WBS à améliorer pour être dans les temps.
Les grandes lignes d'un déploiement d'un WBS (découpage de projet)
Voici les grandes lignes à retenir quand on fait un WBS (découpage de projet):
- Le plus haut niveau de la hiérarchie représente le projet final à livrer.
- Le plus haut niveau de la hiérarchie représente le projet final à livrer.
- Les sous-niveaux contiennent les ensembles de tâches qui sont assignées à une équipe précise au sein de l'entreprise.
- Tous les éléments du WBS ne doivent par forcément se situer au même niveau
- Un groupe de tâches doit préciser le travail, la durée, et le coût pour ces tâches
- Ces groupes de tâches ne doivent pas en principe dépasser une durée de 10 jours
- Ces groupes de tâches doivent être indépendants les uns des autres
- Ces groupes de tâches doivent être uniques et ne pas se dupliquer dans d'autres parties du WBS
Les outils pour créer un WBS (découpage de projet)
Créer un WBS (découpage de projet) est un travail d'équipe car il regroupe de multiples données de plusieurs types. Une méthode efficace est d'organiser une session de brainstorming avec les différents acteurs du projet. On peut utiliser pour ce faire la méthode des « post-it » ou un tableau blanc en remaniant les idées et en les regroupant par thème pour arriver enfin à la structure souhaitée avec les sous-ensembles de tâches.
Ce type de méthode est facile à mettre en place mais pas forcément facile à distribuer aux acteurs du projet une fois la session de brainstorming terminée. Il y a quelques outils logiciels sur le marché qui proposent du Mind Mapping (cartes heuristiques) pour le brainstorming ainsi que des organigrammes conçus pour le WBS. MindView de la sté MatchWare est l'un d'eux : il inclut entre autre une vue de Mind Mapping et de WBS. Il permet également de passer directement à un diagramme de Gantt et d'exporter le tout sur quasiment tout le pack Office de Microsoft - et notamment MS Project.
Le schéma 3 propose un exemple de WBS (découpage de projet) en utilisant le logiciel MindView de la sté MatchWare :
L'intérêt d'un logiciel comme MindView est de réaliser très rapidement un WBS et de passer directement à un planning évolué de type Gantt. Car l'étape qui suit directement un WBS est en effet la planification. En préparant la structure du projet grâce à un outil de Mind Mapping, le chef de projet peut rapidement définir les estimations de temps et les coûts associés. Les budgets et les notions de temps peuvent être facilement exportés dans Microsoft Excel ou Microsoft Project pour des fonctionnalités encore plus poussées. L'idée étant de faire gagner du temps au chef de projet et essayer de centraliser tout ce dont il a besoin dans un seul outil, ce qui simplifie nettement toute la procédure qui a tendance à être longue concernant le management de projet.
